A quoi sert la quittance de loyer ?

Dès lors que le locataire en a fait la demande, le propriétaire bailleur est tenu de lui fournir une quittance de loyer à la suite de chaque règlement. La quittance de loyer est un document important pour le locataire. Il doit lui être transmis gratuitement par courrier ou remis en mains propres. Les frais d’envoi restent à la charge du propriétaire bailleur.

Quelle est l’utilité d’une quittance de loyer ? 

La quittance de loyer est régie par l’article 21 de la Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Le document atteste du paiement du loyer et des charges par le locataire. La loi ne prévoit pas de délai d’envoi, mais il est préférable de le faire dans les jours qui suivent le versement du paiement dans son intégralité. Si le locataire n’a pas versé toute la somme demandée, le bailleur n’est pas tenu de lui fournir une quittance. Il peut en revanche lui transmettre un reçu mentionnant la somme encaissée.

La quittance de loyer revêt une grande importance pour le locataire. Elle lui permet de démontrer qu’il est à jour dans le paiement des loyers. Elle peut en outre être utilisée comme justificatif de domicile. Le document reste valable pendant trois ans. 

Lorsqu’il change de logement, le locataire pourra présenter au bailleur du logement qu’il convoite les trois dernières quittances du précédent loyer. Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015  liste en effet la quittance de loyer parmi les documents qu’un gestionnaire de logement est autorisé à demander à un candidat locataire.

Si la quittance n’est pas d’une utilité immédiate pour le propriétaire bailleur, celui-ci a toutefois intérêt à conserver un double de toutes les quittances qu’il a émises. Cela pourra être utile par exemple en cas de litige futur.

Quel est le contenu d’une quittance de loyer ?

On trouve aisément sur internet des modèles de quittance de loyer. Le document doit contenir un ensemble de données obligatoires et nécessaires :  

• l’objet : “Quittance de loyer du mois de … “ suivi du mois écoulé ; 
• les coordonnées du bailleur (nom, prénom et adresse postale) ;
• les coordonnées du locataire (nom, prénom et adresse postale) ;
• l’adresse du logement loué ;
• la date du courrier ;
• le montant reçu (écrit en chiffres puis en toutes lettres) ;
• le détail du montant (part du loyer et part des charges) ;
• la période correspondant au montant reçu (du 1er au 31 de tel mois, par exemple) ;
• la date du paiement ;
• la signature du propriétaire bailleur.

Pour être complet, il doit également être fait mention de l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. En outre, on recommandera au locataire de conserver le document pendant au moins trois ans. 

Comment livrer une quittance de loyer ?

L’obligation de fournir une quittance de loyer au locataire n’est effective que lorsque celui-ci  en a fait la demande. Si l’on suit à la lettre les textes de loi, le propriétaire n’est pas tenu de fournir une quittance si le locataire ne la lui demande pas, même s’il en a déjà transmis dans le passé. En pratique, les propriétaires bailleurs envoient une quittance tous les mois même lorsque la demande n’a pas été exprimée. Cela reste un service apprécié par le locataire. 

La quittance de loyer doit être transmise au locataire lorsqu’il a intégralement réglé la somme qu’il doit. S’il n’en a versé qu’une partie, le propriétaire ne lui adressera pas de quittance mais un reçu précisant le montant versé. Il est très important de ne pas employer le mot “quittance” dans le reçu. 

La quittance de loyer peut être adressée par courrier simple ou remise en mains propres. Le propriétaire et le locataire peuvent également convenir d’une quittance par voie électronique. La plupart des applications d’aide à la gestion locative proposent l’envoi automatisé d’une quittance lorsque le paiement a été reçu.

Et si le propriétaire refuse d’envoyer une quittance ?

Ne pas envoyer une quittance au locataire alors que celui-ci en a fait la demande est punissable par la loi. Le locataire exprimera d’abord sa demande par courrier recommandé afin de constituer une preuve de sa demande, puis enverra une mise en demeure, également par courrier recommandé avec accusé de réception. 

Si ce courrier reste lettre morte, son destinataire s’expose à une procédure qui pourra le conduire au tribunal, lequel pourra le condamner à payer une certaine somme pour chaque jour de retard dans l’envoi du courrier. Le locataire pourra en outre demander des dommages et intérêts.

En clair : la quittance de loyer est une obligation à laquelle le propriétaire-bailleur ne doit pas se soustraire.