Applications de gestion locative : comment choisir la meilleure ?

Le marché propose aux propriétaires désireux de gérer eux-mêmes la location de leurs logements un grand nombre de logiciels et d'applications de gestion locative. Pour faire le bon choix, il faut avant tout définir ce que l’on souhaite et évaluer ce que ces outils proposent.

Qu’attend-t-on d’une application de gestion locative ?

Un logiciel ou une application d’aide à la gestion locative présente de nombreux avantages. Il permet à son utilisateur de réaliser certaines opérations plus rapidement et ainsi de gagner du temps. Il l’affranchit également de certaines règles complexes notamment en matière de calcul. Il centralise tous les éléments du patrimoine et permet de mesurer au jour le jour la rentabilité de ses biens.

Un bon outil d’aide à la gestion locative s’adapte à toutes les situations. Il peut être configuré pour la gestion de tout type de biens, qu’il s’agisse de locaux résidentiels ou professionnels et commerciaux. Il s’adapte également à tout type de gestionnaire, qu’il soit particulier ou professionnel.

En dépit de la publicité qui accompagne ces produits, il est faux de croire qu’une application dispense des services d’un comptable ou de tout autre conseiller dans le domaine immobilier ou législatif. L’application a toutefois le grand mérite de pouvoir livrer en quelques clics les informations dont le professionnel a besoin.

Comment choisir un logiciel de gestion locative ?

Pour choisir une application d’aide à la gestion locative, il est important de bien définir ce dont on a besoin. Le développement d’un logiciel divise toujours ses concepteurs, partagés entre le désir de livrer l’outil le plus complet possible et la contrainte de mettre à disposition des fonctionnalités dont l’utilisateur n’aura pas d’utilité. 

Le propriétaire ou le gestionnaire immobilier doit donc définir à quoi va lui servir le logiciel, et donc orienter ses choix vers l’outil le plus adapté. Cet article n’a pas pour but de conseiller telle ou telle marque de produit, mais d’aider la personne à faire le bon choix. 

Selon sa configuration, l’application sera plus adaptée au statut du gestionnaire : propriétaire particulier ou gestionnaire professionnel. Les éditeurs de logiciels proposent généralement une version pour particulier et une version professionnelle de leur produit. L’utilisateur doit donc faire son choix en fonction de son statut. 

Le logiciel doit proposer des fonctionnalités qui correspondent au type de bail pratiqué : bail d'habitation,  bail commercial, bail professionnel, gestion de bureaux. Si le propriétaire n’utilise qu’un seul type de bail, il doit veiller à prendre l’outil le plus performant dans ce domaine. S’il gère plusieurs types de baux, il doit veiller à ce que toutes les fonctionnalités soient efficientes.

Quelles fonctionnalités dans un outil d’aide à la gestion locative ?

Les applications d'aide à la gestion locative proposent un grand nombre de fonctionnalités qui ne cessent, en outre, de s’améliorer au fil des années. En premier lieu, l’application doit permettre d’être en relation constante avec le locataire. Celui-ci peut en effet accéder à un espace locataire personnalisé afin qu’il puisse :

• payer en ligne son loyer et ses charges à chaque échéance ;
• recevoir automatiquement une quittance de loyer une fois son paiement validé ;
• avoir accès aux documents concernant sa location (bail d'habitation, état des lieux, diagnostics, etc.) ;
• disposer des informations légales ;
• communiquer avec le propriétaire bailleur.

Quand au propriétaire, l’application lui donne : 

• un suivi des encaissements de loyers et des charges ;
• le rappel des obligations légales ;
• le calcul des révisions de loyer en temps réel ;
• le calcul des charges et de leurs régularisations ;
• l’envoi de communications (générales ou ciblées) aux locataires ;
• la gestion comptable.

Le propriétaire bailleur ou le gestionnaire des biens peut paramétrer des alertes en cas de retard de paiement, de bail à renouveler, d’action à effectuer en fonction des délais.

Le logiciel permet en outre de centraliser toutes les informations (chiffres, documents, données…) utiles à la comptabilité et aux déclarations fiscales. D’autres fonctionnalités permettent d'obtenir à tout moment des informations sur la rentabilité du parc immobilier, en poussant jusqu’au moindre détail.

Chacun des produits présents sur le marché est plus ou moins adapté à un besoin. Il appartient à chaque acquéreur de logiciel de bien s’informer sur leurs performances, notamment en se renseignant auprès d’utilisateurs plus chevronnés. De nombreux sites internet proposent régulièrement des comparatifs sur les produits. 

C’est peu dire que l’application ou le logiciel d’aide à la gestion locative permet un gain de temps significatif au propriétaire ou au gestionnaire. Celui-ci a toutefois intérêt à choisir l’outil qui correspond le plus fidèlement à ses besoins.