Charges locatives : répartition et recouvrement

Les charges dites locatives sont, dans le cadre d’une location de logement, les dépenses assumées par le propriétaire bailleur du logement mais qu’il peut récupérer auprès du locataire (d’où le terme souvent employé de charges “récupérables”). Ces charges locatives comprennent généralement les charges des parties communes des copropriétés, comme l’entretien des couloirs, des escaliers, des équipements collectifs (ascenseurs, chauffage…) et des espaces verts.

Quelles sont les charges récupérables ?

Les charges récupérables concernent principalement les dépenses d’entretien des parties communes : l’éclairage utilisé dans les couloirs et en extérieur, l'électricité utilisée pour le fonctionnement des équipements, la fourniture des différents produits d’entretien et de nettoyage (désinfection, désinsectisation…).

Elles concernent également l’entretien des espaces extérieurs parmi lesquels les espaces verts, les aires de jeux pour les enfants, les aires de stationnement et les voies de circulation.

Les dépenses concernant le chauffage et l’arrivée d’eau font également partie des charges récupérables. Le propriétaire bailleur peut récupérer la partie qu’il verse sur les frais de fourniture d’énergie collective, de production d’eau chaude, d’utilisation de l’eau pour l’entretien des parties communes et pour les espaces extérieurs, pour les produits utilisés à l’entretien de l’eau et son traitement, pour les réparations, sur l’exploitation des compteurs individuels et généraux, sur l'entretien des épurateurs de fumée…

Les dépenses liées à l’ascenseur (ou au monte-charge)

Le propriétaire bailleur peut récupérer auprès du locataire une partie des frais relatifs à l'ascenseur ou au monte-charge : l’électricité, les frais d’entretien courant, la fourniture du matériel d’entretien, le coût des visites techniques, l’examen des câbles, les réparations, les frais de dossier de suivi…

Le contrôle technique de l’ascenseur, qui doit être réalisé tous les cinq ans, n’est pas récupérable auprès du locataire.  

Le salaire du concierge, du gardien et/ou de l'employé d’immeuble

Le propriétaire bailleur peut récupérer auprès du locataire la totalité de la part qu’il paie dans le salaire brut de l’employé d’immeuble ou du gardien. Il peut ainsi récupérer la part de salaire net et des charges sociales et fiscales, mais d’autres éléments du salaire ne sont pas récupérables : les intéressements et participations, les indemnités de licenciement, les primes de départ à la retraite, les cotisations à la mutuelle et à la médecine du travail, les parts de salaire en nature, etc.

Dans le cas de l’employé de l’immeuble (qui ne loge pas dans la copropriété), le propriétaire bailleur récupère la totalité de sa part versée dans le salaire brut. Dans le cas du gardien ou du concierge (qui est logé dans la copropriété), il ne récupère que 75% du montant, voire 40% si le gardien n’assure pas le nettoyage des parties communes et la sortie des poubelles.

Les taxes et les redevances

Certaines taxes s’ajoutent aux charges récupérables auprès du locataire : les redevances d’enlèvement des ordures ménagères, les taxes de balayage, les redevances liées à l’assainissement et tout autre élément mentionnés dans les accords collectifs, dans le cas des HLM notamment.

Comment se règlent les charges locatives ?

Les charges locatives ou récupérables que le propriétaire bailleur demande au locataire de régler se font par provisions. C’est-à-dire que le propriétaire bailleur définit un montant fixe qui reste le même pendant au moins douze mois. Ce montant doit être justifié par les factures de dépenses.

Le propriétaire bailleur est tenu de fournir au locataire le décompte des charges locatives détaillées par nature (eau froide, eau chaude, électricité, ascenseur, frais d’entretien, etc.). Le mode de répartition des charges par logement est également précisé, ainsi que le calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude. Si le locataire n’a pas reçu ces informations, il doit les demander au propriétaire bailleur.

Chaque année à la même période, le propriétaire bailleur procède à une régularisation annuelle des charges, qui lui permet de vérifier la cohérence entre le montant demandé au locataire et le coût réel des charges. Si le coût réel est supérieur aux charges collectées, le propriétaire bailleur pourra augmenter le montant des charges, en fournissant au locataire les justificatifs de cette révision.

Dans le cas où le coût réel serait inférieur aux montant des charges, le propriétaire bailleur peut reverser le trop-perçu au locataire et diminuer ensuite le montant mensuel des charges.