La gestion immobilière passe au numérique. Depuis quelques années, de nombreux logiciels sont sur le marché à l’attention des bailleurs et des gestionnaires de biens immobiliers.
L’informatique est aujourd’hui présente partout, à la maison comme au boulot, dans les services publics comme dans les commerces. Il n’y avait donc aucune raison pour que la gestion immobilière n’adopte elle aussi le numérique. Les agences ont toutes leur site internet et les gestionnaires immobiliers ne peuvent plus se passer de leur ordinateur.
La numérisation a également gagné les bailleurs de logements, notamment les particuliers. Le monde informatique crée des outils performants et de plus en plus simple en termes d’utilisation. Les tâches récurrentes sont automatisées, les informations sont immédiatement disponibles, la sécurité est assurée et les coûts sont réduits.
L’automatisation des tâches
L’un des principaux atout de la numérisation est l’automatisation des tâches. Les outils de gestion locative sont en mesure par exemple de générer une quittance et de l’envoyer au locataire aussitôt reçu le paiement de son loyer. Il peut également envoyer automatiquement une relance lorsque le locataire n’a pas réglé dans les délais.
Bien entendu, l’outil enregistre tous les mouvements financiers et peut produire à la demande un récapitulatif des paiements. L’automatisation des tâches représente un gain de temps considérable pour le bailleur ainsi qu’un moyen de ne pas oublier les échéances.
L’espace locataire
Un bon outil numérique de gestion locative propose à chaque locataire de créer son espace personnel. Cette fonctionnalité lui permet de tenir à jour le paiement de ses loyers et de ses charges, d’obtenir les quittances de loyers, de disposer du contrat de location et de ses annexes (dossiers de diagnostics techniques, état des lieux d’entrée, notice d’information, règlement de copropriété, etc.).
L’espace locataire du logiciel de gestion locative permet en outre de rester en contact avec son bailleur, de lui faire parvenir toutes sortes de documents (l’assurance habitation obligatoire par exemple) et de le contacter pour tout éventuel problème. Cet outil permet de réduire la distance entre bailleur et locataire. Le renouvellement du bail peut ainsi se faire par la voie numérique.
L’accessibilité aux données
Il est déjà loin le temps où les placards étaient remplis de volumineux dossiers dans lesquels on recherchait un document ou une information précise, autant dire une aiguille dans une botte de foin. L’informatique se charge d’organiser toutes les données qu’elle reçoit et de donner à l'utilisateur la possibilité d’accéder à une information en quelques clics. En plus d’un gain de temps appréciable, cette fonctionnalité donne un formidable gain de place, notamment dans les placards.
L’outil numérique permet en outre à tous les acteurs d’un projet, ou dans notre cas d’une location immobilière, de transmettre et d'échanger des documents en un temps record. Plus de temps n’est perdu dans la transmission d’information et l’accès aux données.
Quel est l’outil idéal du gestionnaire immobilier ?
Il n’existe au monde aucun logiciel parfait, mais il est possible de définir les critères qui s’en approchent. Les outils de gestion immobilière proposent différentes fonctionnalités qui vont de la gamme basique à la gamme complète en passant par une ou plusieurs gammes intermédiaires.
L’intérêt des logiciels de gestion locative est de permettre au bailleur de suivre chacune des locations de ses logements.
Le logiciel doit également proposer un espace de communication. Celui-ci permet selon sa forme (chat, messagerie, e-mails, etc.) au bailleur et au locataire d’échanger en direct ou du moins sur un laps de temps très court. Cela permet notamment au locataire de signaler un problème et au bailleur de le résoudre rapidement.
L’espace de communication peut également s’ouvrir à un éventuel intermédiaire comme le gestionnaire du bien qui fait le relais entre propriétaire et locataire. Un système de notification permet à chacune des parties d’être informée du contact pris par un autre.
Le logiciel de gestion immobilière propose également un système de paiement en ligne efficace et sécurisé, afin que le locataire puisse régler chaque mois son loyer et ses charges. Elle propose une automatisation du paiement des loyers (attention : le prélèvement automatique n’est pas autorisé) en connectant les banques des deux parties. L’intégration de cette fonctionnalité permet en outre de tenir une comptabilité précise des paiements et des échéances.
Le logiciel de gestion immobilière permet en outre de stocker nombre de documents et d'organiser leur rangement de manière pertinente, de façon à ce que l’information soit rapidement accessible dans le futur.
Qu’est-ce que l’outil numérique ne peut pas faire ?
Pour des raisons essentiellement légales, certaines tâches ne peuvent pas (encore) passer par le numérique. C’est le cas des éléments écrits nécessitant un courrier recommandé avec accusé de réception (comme par exemple les congés). Malgré d'indéniables progrès réalisés dans le domaine de la signature numérique, la législation s’appuie toujours sur le document papier (et signé) comme élément de preuve.
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