Les documents relatifs à la gestion locative sont désormais, pour la plupart, des fichiers informatiques. Faut-il s’en réjouir ou au contraire le déplorer ?
La technologie numérique s’est emparée de la plupart des activités humaines et la gestion locative n’y a pas échappé. Contrats de location, dossiers de diagnostics, états des lieux d’entrée et de sortie, tous les documents liés à la gestion d’un logement locatif aspirent à être dématérialisés, numérisés, digitalisés, informatisés. Ce qui représente de nombreux avantages mais aussi quelques menus inconvénients.
Quels sont les avantages de la digitalisation des contrats de location ?
Ce que l’on a longtemps appelé les nouvelles technologies (et qui ne sont plus vraiment nouvelles désormais) ont apporté beaucoup d’avantages dans la gestion immobilière. Grâce au numérique, le document papier tend à disparaître et avec lui tous les défauts qu’il représentait.
Fini les dossiers volumineux où l’on passait du temps à rechercher tel ou tel document. Le numérique permet de retrouver la bonne information en quelques clics (pour peu que l’indexation ait été réalisée dans les règles de l’art). En outre, la gestion électronique des documents résout bien des problèmes de stockage.
Le papier, en tant qu’élément physique, était exposé à différents périls (la perte, la disparition en cas d’incendie ou d’inondation…). Le document électronique renforce la sécurité du document. Si celui-ci est préservé sur un serveur, une copie authentique est sauvegardée sur un autre serveur, ce qui réduit considérablement le risque de disparition.
La signature électronique, quant à elle, a acquis ses lettres de noblesse. La technologie la rend désormais aussi authentique que son équivalente réalisée au stylo en bas de documents. Un contrat de location peut donc être signé électroniquement par les deux parties, locataire et propriétaire, et être considéré comme un document authentique et parfaitement légal.
La numérisation des documents, d’une manière générale, représente un gain de temps dans les démarches. Ceux-ci peuvent être échangés par voie électronique et signés dans des espaces sécurisés, ce qui accélère les processus de vente et de location. Les échanges entre les parties d’un contrat (notamment un bail de location) s’en trouvent facilités.
La loi ELAN, promulguée en novembre 2018, a favorisé la généralisation du numérique dans les documents locatifs, et en particulier les contrats de location. Elle a aussi légiféré les processus de recherche de location. Par exemple, la visite virtuelle des logements, un outil que la plupart des agences utilisent désormais sur leur site internet, rencontre un tel succès que les visites réelles deviennent facultatives. La crise du Covid et les mesures de confinement prises durant cette période a également favorisé la digitalisation des processus de location.
Lorsque le visiteur est convaincu par le logement, il a aussitôt accès au contrat de location qu’il peut signer électroniquement. Cette avancée donne un gain de temps considérable aux agences et aux professionnels de l’immobilier, qui peuvent dès lors proposer des services plus personnalisés. Elle permet également de trouver plus rapidement un locataire et de réduire les temps de vacance.
Le jour de la remise des clés, les états des lieux peuvent désormais se faire sur une tablette ou un smartphone avec des applications spécifiques. La version électronique permet d’ajouter des photos à l’état des lieux. Les diagnostics immobiliers peuvent également être transmis sous format numérique et il ne reste plus aux différentes parties qu’à signer électroniquement le bail.
Le contrat de location et les documents afférents sont conservés dans un espace dédié auquel le locataire pourra avoir accès à tout moment. Cet espace pourra être utilisé par la suite pour transmettre et recevoir tout type de document (quittances, relevés de charges, etc.) ou effectuer les paiements (loyers, charges…).
Quels sont les inconvénients de la dématérialisation des contrats de bail ?
La digitalisation des contrats de location n’est pas exempte d’inconvénients. Comme tout document électronique, il s'expose :
● aux risques de piratage ;
● à la diffusion de données confidentielles ;
● à la perte de validité juridique en cas de corruption de fichier ;
● à la perte du fichier si sauvegarde non assurée.
Ces risques sont toutefois de moins en moins présents, la technologie étant désormais fiable en termes de sécurité et de préservation des données. En outre, les risques étaient équivalents du temps des documents papier.
L’autre écueil reste bien entendu les personnes qui ne sont pas encore à l’aise avec l’outil informatique, qui auront besoin d'assistance pour consulter leurs documents et qui se trouveront démunies au premier bug. Un problème de confiance et de compréhension qui s'atténuera au fil des générations.
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