Le bail numérique : une solution pour simplifier la gestion locative

La révolution numérique a touché tous les domaines d’activité humaines et a modifié nos comportements jusqu’à notre domicile. Le monde de la gestion locative ne fait pas exception. Tout se passe désormais “par ordinateur” selon l’expression consacrée. La gestion électronique du document représente un gain de temps et renforce la sécurité des données. C’est notamment le cas pour le bail numérique. 

Qu’est-ce que le bail numérique ?

Le bail numérique est un contrat de location dématérialisé. Le traditionnel document papier signé par le propriétaire bailleur et le locataire lors de la remise des clés a été transformé en un fichier informatique déposé sur un serveur et accessible sur ordinateur, tablette ou smartphone. 

Ce fichier contient bien entendu toutes les informations indispensables du bail, rendues obligatoires par la loi ALUR de 2014 : coordonnées des deux parties, identification et caractéristiques du logement, type de bail (meublé ou non meublé), durée du bail, date de prise d’effet, montant du loyer, montant des charges locatives, montant du dépôt de garantie, modalités de paiement, clause résolutoire, droits et devoirs de chacune des parties, etc. 

Ce document numérique est signé par les deux parties via une signature électronique. Son accès est par ailleurs entièrement sécurisé. Le bail numérique est accompagné de documents annexes tout aussi dématérialisés que sont le DDT, dossier de diagnostics techniques, l’état des lieux d’entrée, la notice des droits et devoirs des locataires, le règlement de copropriété, etc. 

Quels sont les avantages du bail numérique ?

Le bail numérique, tout comme chaque document dématérialisé, présente l’avantage de ne plus être formalisé sur papier. Ce qui signifie qu’il ne nécessite plus de stockage physique, plus de copies et plus de risque d’être perdu, brûlé ou envolé. En outre, il n’est plus besoin pour les signataires de parapher une dizaine de pages, étape réputée pour son aspect contraignant.

La création d’un contrat de location sur support numérique est facilité par le développement d’applications dédiées. L'utilisateur se laisse guider par le logiciel, ce qui lui permet de ne rien oublier. La saisie est en outre très rapide. Les éléments entrés sont ensuite intégrés dans un contrat type, adapté en fonction des caractéristiques de la location.

Le contrat peut être signé à distance. Il n’est pas nécessaire que les deux parties soient présentes dans la même pièce au même moment. Chacune des parties accède au document au moment où elle le souhaite, le relit tranquillement sur son support informatique et le signe tout aussi tranquillement. La signature électronique est désormais une technologie performante, sécurisée et reconnue par les instances juridiques. 

Le contrat de location électronique est mis à disposition du locataire et du propriétaire sur un espace numérique dédié. Chacune des parties peut le consulter quand bon lui semble. Le document est indestructible. Si le serveur sur lequel il est hébergé venait à tomber en panne, une sauvegarde (présente sur un autre serveur) est immédiatement mise à disposition. 

Le professionnel de la gestion locative trouve également beaucoup d'intérêts au bail numérique. La dématérialisation lui retire la charge du stockage des documents, souvent laborieuse et chronophage. Quand les informations sont disponibles par voie électronique, elles sont accessibles en quelques clics, contrairement à celles présentes sur format papier, qui mettent parfois du temps à être trouvées.

Enfin, on ne peut nier l’avantage que représente la dématérialisation des documents sur le plan écologique. Qui dit moins de papier dit moins d’arbres abattus pour en produire, même si l’entretien et le stockage des serveurs représente également un coût environnemental qu’il ne faut pas négliger. 

Quelles sont les contraintes du bail électronique ? 

Le passage du document papier au numérique n’est pas simple et certaines personnes peuvent ressentir de nombreuses inquiétudes à l’idée de ne pas tenir ce document entre les mains. Ce comportement, légitime, peut constituer un frein à l’adoption du bail numérique. 

Les personnes qui ont peu d'appétence pour l’outil informatique peuvent se montrer hostile au contrat électronique et préférer le papier. On peut toutefois penser que ces craintes s'estomperont au fil des générations. 

Pourtant, la dématérialisation des documents apporte de nombreux avantages en termes de temps et de sécurité. Le bail numérique simplifie sur de nombreux points la gestion locative.