Un propriétaire-bailleur doit transmettre, à toutes les étapes du contrat de location, un certain nombre de documents à son locataire. Liste de ces derniers ci-dessous.
Les documents à fournir au locataire en début de location
Le propriétaire doit remettre au locataire un exemplaire du contrat de location signé par les deux parties ainsi que divers autres documents, comme par exemple :
- Le dossier de diagnostic technique (DDT) composé des diagnostics immobiliers obligatoires pour mettre en location son logement ;
- Une notice informative indiquant les droits et les devoirs de chaque partie ;
- L’état des lieux d’entrée ;
- Une copie de la grille de vétusté si le propriétaire a décidé d’en appliquer une ;
- Un extrait du règlement de copropriété, le cas échéant, indiquant entre autres la répartition des charges et l’utilisation des parties communes au sein de la copropriété ;
- Une copie de la convention ANAH, le cas échéant ;
- L’acte de cautionnement, le cas échéant ;
- Un inventaire détaillé du mobilier et des appareils électroménagers présents dans le logement en cas de location meublée.
Les documents à fournir au locataire pendant le bail
Une fois que le locataire a réglé le montant du loyer (et s’il en fait la demande), le propriétaire devra lui envoyer gratuitement :
- Une quittance de loyer ;
- Les justificatifs liés à un appel de charges (si les charges ne sont pas forfaitaires) comme :
- Les résultats arrêtés lors de la régularisation des charges locatives de l’année précédente ;
- Le budget prévisionnel lorsque le logement est situé dans une copropriété.
Par ailleurs, 1 mois avant la régularisation annuelle des charges locatives, le propriétaire doit transmettre au locataire :
- Le décompte de chacune des charges locatives (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…) ;
- La répartition des charges entre les différents locataires si le logement est situé dans une copropriété ;
- Une information sur les modalités de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.
À noter : le propriétaire doit tenir à disposition du locataire les documents justifiant les charges réclamées, et ce, pendant les 6 mois qui suivent l’envoi du décompte de régularisation.
Les documents à fournir au locataire à la fin du bail
Si le locataire rompt le bail alors une dernière quittance de loyer, ainsi qu’une attestation de paiement des loyers, doivent lui être transmises, s’il les réclame.
Si c’est le propriétaire qui rompt le bail, alors un congé notifié par écrit, avec justification doit être envoyé au locataire. En effet, un propriétaire ne peut résilier le bail de location qu’en cas de respect de certains motifs (vente, occupation personnelle ou motif réel et sérieux), comme expliqué dans notre article : « Dans quels cas le bailleur peut il mettre fin au contrat de bail ? ».
Une notice d’information liée aux obligations du propriétaire-bailleur et aux voies de recours et d’indemnisation du locataire doit également être jointe au congé envoyé.
Dans tous les cas (rupture à l’initiative du locataire ou du propriétaire), le propriétaire devra restituer au locataire le montant du dépôt de garantie fourni en début de location, s’il ne peut pas justifier une retenue sur le dépôt de garantie.
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