La régularisation des charges doit avoir lieu une fois par an. Si vous avez opté pour une provision pour charges dans votre bail, vous serez obligé de régulariser la provision par rapport aux dépenses réellement engagées au cours de la période donnée. Comment procéder à cette régularisation ? Réponse ci-dessous.
Sauf si vous avez opté pour des charges locatives forfaitaires au moment de la signature du bail, les charges locatives récupérables auprès du locataire doivent correspondre à des dépenses réelles. Une clause stipulant le contraire est illégale dans le contrat de bail.
Régularisation des charges : quelles sont les charges récupérables ?
Le décret n° 87-713 donne la liste des charges locatives que tout bailleur a le droit de facturer à son locataire. Parmi les charges locatives récupérables, on trouve :
- Des dépenses liées à l’eau et au chauffage (eau froide et eau chaude consommées par les occupants, eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes ou des espaces extérieurs, coût de réparation des joints, etc.) ;
- Des dépenses liées à l’ascenseur (exploitation, fourniture de produits ou de petits matériels d’entretien, petites réparations de la cabine, etc.) ;
- Des dépenses liées aux parties communes intérieures (électricité, entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures, frais de personnel d’entretien, etc.) ;
- Des dépenses concernant les parties communes extérieures (aires de stationnement, équipements de jeux pour enfants, etc.) ;
- Des taxes et redevances (enlèvement des ordures ménagères, balayage, assainissement).
Comment procéder à la régularisation des charges ?
Étape n°1 : transmettre au locataire le décompte des charges récupérables
A la réception de l’arrêté des comptes, envoyé normalement par le syndic à la fin d’une période donnée, le bailleur doit contrôler si les provisions pour charges versées par le locataire correspondent bien au montant réel. Si tel n’est pas le cas, le locataire doit verser la différence au bailleur ou, inversement, le bailleur doit rembourser la différence au locataire.
Exemple : La période donnée peut correspondre à une année civile (1er janvier au 31 décembre) mais cela n'est pas obligatoire tant que l’exercice comptable du syndicat des copropriétaires couvre une période de douze mois (ex : elle débute le 1er octobre et se termine le 30 septembre).
A ce propos, notre partenaire Gererseul.com facilite le calcul de la régularisation des charges : en effet, l’outil calcule la différence entre les provisions versées par le locataire, tout au long de la période concernée, et les charges qu’il vous doit réellement (par rapport à l’arrêté de comptes du syndic). De plus, l’outil vous génère un courrier à adresser à votre locataire, qui l’informera de la régularisation des charges locatives et en détaillera le calcul.
Le bailleur doit adresser au locataire un décompte précis sur chaque poste de dépenses un mois avant la régularisation des charges.
Si le logement est dans une copropriété, il faut, en plus, lui envoyer le mode de répartition entre locataires, et une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude.
Important : si le bailleur oublie d’effectuer la régularisation des charges dans les 12 mois suivant leur exigibilité et qu’il se décide dans les 3 ans, le locataire peut exiger un paiement échelonné.
Par ailleurs, si la régularisation n’a pas été effectuée chaque année, il est possible pour le locataire de l’exiger pendant les 3 ans qui suivent le paiement des provisions.
Étape n°2 : transmettre au locataire les justificatifs adéquats
Le bailleur doit mettre à la disposition de son locataire les pièces justifiant la régularisation des charges (les factures, les contrats d’entretien, etc.) pendant un délai de 6 mois à compter de l’envoi du décompte.
Le propriétaire doit aussi pouvoir fournir au locataire :
- Les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation des charges locatives ;
- Le budget prévisionnel lorsque le logement fait partie d’une copropriété.
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