Régularisation des charges : Les bonnes pratiques pour les bailleurs

Les charges liées à un logement (charges de copropriété, frais d’entretien, taxes diverses…) sont réglées par son propriétaire. Celui-ci se fait ensuite rembourser par le locataire du logement par le biais d’une provision perçue tous les mois.

La régularisation des charges, c’est quoi ?

Les charges sous forme de provision s’appliquent en règle générale sur les locations nues (non meublées) avec un bail de trois ans. Pour les logements meublés (sauf le bail meublé 1 an qui se renouvelle), où le bail est généralement plus court, le locataire paye un forfait pour les charges. 

Une fois par an, lorsqu’il a reçu le décompte annuel des charges de la copropriété, le propriétaire fait le point. Il compare le montant de ses dépenses à la somme perçue du locataire. S’il constate un manque, il en demandera le règlement au locataire au titre de la régularisation des charges. Si au contraire le calcul fait état d’un trop-perçu, le propriétaire remboursera le locataire.

La régularisation des charges s’applique uniquement sur les provisions de charges. Elle ne peut être appliquée aux forfaits charges. La révision de ceux-ci se fait comme pour les loyers, avec l’indice de référence des loyers.

Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?

Toutes les charges locatives ne sont pas supportées par le locataire. L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 donne un cadre limité aux dépenses que le propriétaire peut se faire rembourser (elles portent le nom de charges récupérables).

●      les frais des équipements privatifs (chauffage, production d’eau chaude, distribution d’eau, etc.) ;

●      les dépenses des parties communes de la copropriété : frais d’électricité, d’eau et autres énergies, entretien de l’ascenseur et des équipements collectifs, etc. ;

●      les frais d’entretien des parties communes (nettoyage, petites réparations, etc.) ;

●      les taxes locatives : taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance assainissement ;

Comment procéder à la régularisation des charges ?

Lorsqu’il reçoit le décompte des charges liées au logement qu’il loue, le bailleur doit remettre au locataire un récapitulatif détaillé des dépenses réalisées dans l’année, classées par catégories. Les coûts inhérents à la production d’eau chaude sanitaire et au chauffage collectif sont précisés, ainsi que le mode de répartition des charges dans la copropriété. 

Le locataire doit recevoir ces éléments au moins un mois avant la mise en œuvre de la régularisation des charges. Le bailleur lui adresse un courrier recommandé avec accusé de réception, une lettre remise en main propre, ou encore un document transmis par voie de commissaire de justice.

Si le locataire désire consulter les pièces justifiant les dépenses réalisées, le bailleur doit lui les mettre à disposition et ce pendant les six mois qui suivent la régularisation des charges locatives. Le bailleur ne peut en aucun cas demander au locataire de s’adresser au syndic.

Quels sont les délais pour procéder à la régularisation des charges ?

Le propriétaire du logement dispose de trois ans pour procéder à la régularisation des charges et donc demander le moins-perçu au locataire (ou lui régler le trop-perçu). Il faut toutefois être prudent dans l’utilisation de ce délai. Le locataire peut en effet saisir le tribunal et celui-ci pourra considérer que le motif du retard n’est pas légitime.

Si le locataire a quitté le logement avant la période de la régularisation des charges, il reste possible de lui réclamer la somme due dans un délai de trois ans après la date de son départ.

Généralement, bailleur et locataire se mettent d’accord pour utiliser le dépôt de garantie. Une partie de la somme (à hauteur de 20% maximum) est conservée par le bailleur jusqu’à ce qu’il procède à la régularisation. Une fois celle-ci effectuée, il s’octroie la somme due par le locataire et lui envoie le reliquat (en cas de solde positif en faveur du locataire, il renvoie la totalité des 20% et le montant du trop perçu).

Bailleur et locataire peuvent également se mettre d’accord pour une somme définie que le propriétaire conserve au titre de la régularisation, quel que soit son résultat. Ce n’est pas interdit non plus au bailleur de renoncer à la régularisation des charges. Quel que soit l’accord, il est préférable qu’il soit formulé par écrit et signé par les deux parties.